Tahukah kamu bahwa banyak bisnis di era digital ini tidak hanya bergantung pada produk atau layanan saja? Salah satu kunci suksesnya adalah dengan menjalankan Business Process Management (BPM).
Nah, apa sih sebenarnya manfaat BPM untuk efisiensi bisnis modern? Yuk, kita bahas bareng-bareng dalam artikel ini!
Apa Itu Business Process Management?
Business Process Management (BPM) adalah suatu disiplin yang menggunakan berbagai metode untuk menemukan, memodelkan, menganalisis, mengukur, meningkatkan, dan mengoptimalkan proses bisnis yang strategis untuk sebuah organisasi.
BPM bukanlah suatu tugas satu kali, melainkan pendekatan berkelanjutan untuk membuat alur kerja internal menjadi lebih efisien dan lincah sehingga dapat beradaptasi dengan perubahan.
Tujuannya adalah untuk meminimalkan kesalahan, mengurangi pemborosan, meningkatkan produktivitas dengan melihat proses bisnis secara holistik dari awal hingga akhir.
Kenapa Bisnis Perlu BPM?
Beberapa alasan utama mengapa bisnis perlu menerapkan BPM adalah sebagai berikut:
BPM diperlukan karena dapat membantu bisnis menjadi lebih lincah dan kompetitif dengan membuat operasi internal menjadi lebih efisien. Secara spesifik, BPM membantu mengurangi biaya dan meminimalkan kesalahan dengan menghilangkan redundansi dan membakukan prosedur.
Selain itu, BPM meningkatkan transparansi dengan memberikan visibilitas yang jelas tentang bagaimana proses berjalan, yang memudahkan untuk mengidentifikasi hambatan.
BPM juga memungkinkan peningkatan berkelanjutan dengan memudahkan untuk menganalisis dan mengoptimalkan proses dari waktu ke waktu.
Yang terpenting, BPM membantu meningkatkan produktivitas dengan mengotomatiskan tugas-tugas rutin, sehingga membebaskan sumber daya manusia untuk fokus pada pekerjaan yang bernilai lebih tinggi.
Bagaimana Cara Kerja Business Process Management?
| Tahap | Penjelasan |
|---|---|
| Perencanaan dan Strategi | Mengidentifikasi proses mana yang akan dioptimalkan, diikuti oleh Analisis untuk memahami proses yang ada secara mendetail. |
| Desain dan Pemodelan | Membuat rancangan diagram alur kerja baru agar lebih efisien. |
| Implementasi | Melaksanakan proses yang sudah didesain dengan bantuan teknologi, bisa berupa software otomasi. |
| Pemantauan | Memantau hasil agar tetap sesuai dengan target yang diharapkan. |
| Refine dan Optimize | Mengevaluasi kinerja proses secara terus-menerus dianalisis ulang berdasarkan data kinerja untuk diimprovisasi lebih lanjut. |
Jadi, dengan mengikuti urutan tersebut, bisnis bisa mengelola perubahan kecil sekalipun agar hasilnya tetap maksimal.
Contoh Sederhana Implementasi BPM
Berikut adalah contoh sederhana implementasi BPM dalam proses persetujuan pengeluaran biaya karyawan:
Sebelumnya, prosesnya mungkin melibatkan pengisian formulir kertas, persetujuan manual yang melalui email, dan pengecekan kebijakan secara terpisah, yang semuanya berisiko terjadi kesalahan, kelalaian, dan penundaan.
Dengan mengimplementasikan BPM, perusahaan dapat membuat alur kerja yang terotomatisasi di mana karyawan mengajukan pengeluaran melalui sebuah portal digital.
Kemudian sistem secara otomatis merutekan pengajuan tersebut kepada manajer yang tepat untuk disetujui, memverifikasi kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan, dan jika disetujui, meneruskan data langsung ke departemen keuangan untuk pembayaran.
Implementasi ini meminimalkan intervensi manual, mempercepat proses secara keseluruhan, mengurangi risiko kesalahan, dan memberikan visibilitas yang jelas tentang status setiap pengajuan.
Contoh lainnya adalah:
- Otomasi Notifikasi: Setiap pesanan masuk akan otomatis masuk ke sistem, pelanggan sehingga langsung dapat update soal status pemesanannya.
- Pengecekan Stok Otomatis: Tidak perlu cek stok manual, sistem langsung memperbarui jumlah barang di gudang.
- Laporan Penjualan Real-Time: Tidak menunggu akhir bulan. Setiap saat kamu bisa tahu penjualanmu sudah berapa.
Seperti robot yang mempermudah hidupmu, begitu juga BPM memudahkan hidup bisnismu tanpa membuat kamu kehilangan kendali.
Kapan Waktu Terbaik Menerapkan BPM?
Waktu terbaik untuk memulai atau secara intensif menerapkan BPM adalah ketika sebuah organisasi menyadari adanya tantangan operasional atau peluang untuk meningkatkan efisiensi.
Berikut adalah momen-momen kritis yang menjadi indikator kuat bahwa waktu tersebut adalah waktu terbaik untuk menerapkan BPM:
1. Ketika Prosedur Menjadi Tidak Efisien dan Berbiaya Tinggi
Jika proses bisnis penuh dengan langkah-langkah manual, repetitif, dan memakan banyak waktu yang menyebabkan pemborosan biaya dan sumber daya.
2. Ketika Ada Banyak Kesalahan dan Variasi dalam Output
Jika proses yang sama menghasilkan hasil yang berbeda-beda karena ketiadaan standar, leading to errors, ketidakpuasan pelanggan, dan produk yang tidak konsisten.
3. Ketika Bisnis Mengalami Pertumbuhan atau Perubahan
Saat perusahaan berkembang, bergabung, atau beradaptasi dengan pasar baru, proses lama seringkali tidak lagi mampu menangani kompleksitas yang baru. BPM membantu menstandarisasi dan menskalakan operasi.
4. Ketika Visibilitas Proses Bisnis Rendah
Jika manajemen tidak dapat melacak status suatu proses, mengidentifikasi kemacetan, atau mengukur kinerja dengan akurat. BPM memberikan transparansi yang sangat dibutuhkan.
5. Ketika Ingin Meningkatkan Agilitas dan Inovasi
BPM memberikan fondasi yang terstruktur sehingga perusahaan dapat bereaksi lebih cepat terhadap perubahan pasar dan berinovasi dengan lebih lincah.
Secara ringkas, waktu terbaik menerapkan BPM adalah sekarang juga, dimulai dari satu proses yang paling bermasalah atau paling penting.
Pendekatan BPM yang iteratif dan berkelanjutan memungkinkan Anda untuk memulai dari yang kecil dan terus berkembang, daripada menunggu momen "sempurna" yang mungkin tidak pernah datang.
Tantangan dan Tips Sukses Menjalankan BPM
Tantangan dalam Menerapkan BPM:
Kompleksitas Proses: Memetakan dan menganalisis proses yang rumit dan saling terhubung bisa menjadi sangat menantang.
Perlawanan terhadap Perubahan: Karyawan sering kali nyaman dengan cara lama dan mungkin menolak proses dan sistem baru yang diperkenalkan oleh BPM.
Lack of Ownership: Jika tidak ada yang secara jelas "memiliki" sebuah proses, maka tidak ada yang bertanggung jawab untuk memperbaikinya.
Pendekatan yang Terlalu Kaku: Menerapkan BPM dengan aturan yang terlalu kaku justru dapat meredam inovasi dan kelincahan bisnis.
Tips untuk Kesuksesan BPM:
Mulailah dari Hal Kecil: Pilih satu atau dua proses yang paling bermasalah atau penting sebagai proyek percontohan, daripada mencoba mengubah semua proses sekaligus. Ini membangun momentum dan menunjukkan nilai nyata.
Dapatkan Dukungan Top Level Manajemen: Dukungan dan sponsorship dari para pemimpin bisnis sangat penting untuk mengalokasikan sumber daya dan mengatasi perlawanan terhadap perubahan.
Libatkan Pemilik Proses dan Karyawan: Libatkan orang-orang yang benar-benar menjalankan proses tersebut sehari-hari. Pengetahuan dan keterlibatan mereka sangat berharga untuk mendesain proses yang realistis dan efektif.
Pilih Alat yang Tepat: Gunakan perangkat lunak BPM yang sesuai, yang memudahkan pemodelan, otomatisasi, dan pengawasan proses, sekaligus mudah digunakan oleh tim bisnis.
Fokus pada Perbaikan Berkelanjutan: Ingatlah bahwa BPM adalah sebuah perjalanan, bukan tujuan. Terus pantau, ukur, dan sesuaikan proses Anda untuk mencapai hasil yang optimal.
BPM adalah disiplin strategis dan pendekatan berkelanjutan untuk mengoptimalkan proses bisnis sebuah organisasi. BPM bekerja melalui siklus yang mencakup perencanaan, analisis, desain, eksekusi, dan pemantauan untuk perbaikan tiada henti.
Tujuannya adalah membuat bisnis lebih lincah dan efisien dengan mengurangi kesalahan, memotong biaya, dan meningkatkan produktivitas, seringkali melalui otomatisasi alur kerja.
Pada intinya, BPM bukanlah proyek satu kali, melainkan sebuah praktik terus-menerus untuk menganalisis dan menyempurnakan cara kerja bisnis agar dapat beradaptasi dan bersaing dengan lebih baik.
Referensi: Red Hat: What is Business Process Management?.
